TEAM WORKING: Come ottimizzare la comunicazione di squadra

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Saper lavorare in Team è una skill sempre più richiesta dal mercato del lavoro, ma non è sempre facile trovare un equilibrio all’interno di una squadra eterogenea.

Con l’evoluzione del mondo del lavoro, ed in particolare delle gerarchie aziendali, si passa sempre più da un boss dispotico a un leader coinvolgente. Questo passaggio spinge sempre di più le aziende a puntare al Team Working.

Cosa significa lavorare in team?

Secondo il Rapporto della competitività dei settori produttivi stilato dall’Istat, infatti, uno degli effetti positivi della crisi è quello di aver spinto manager e imprenditori delle aziende in difficoltà a organizzare il lavoro interno per team.

Il team è costituito da un gruppo di persone, con competenze e personalità personali e peculiari, le cui prestazioni, interazioni e relazioni convergono verso il raggiungimento di un obiettivo ben preciso, comune e condiviso.

Lavorare e creare un team, infatti, non significa solo mettere insieme i membri del proprio staff in una stanza e pensare che vadano d’accordo e trovino il loro equilibrio, ma serve impegno e dedizione.

E’ palese, quindi, che un team non può essere considerato tale semplicemente perché formato da un gruppo di individui.

Il perfetto funzionamento del cosiddetto team working dipende in maniera imprescindibile da una serie di processi, psicologici, motivazionali e pratici, che andremo ad analizzare nel corso dei prossimi paragrafi.

Team e gruppo di lavoro: sono la stessa cosa?

Anche se le due espressioni possono sembrare semplici sinonimi, in realtà si tratta di due concetti completamente diversi.

In un gruppo di lavoro le persone svolgono tutte lo stesso compito fianco a fianco. Nei Team, al contrario, i membri sono complementari tra loro, e l’obiettivo da raggiungere è arrivabile solo grazie ad un lavoro di squadra, e possono ottenerlo anche a distanza.

Nel gruppo i partecipanti sono giudicati singolarmente con degli obiettivi, che, nella maggior parte delle volte, li mettono in competizione tra loro; nel team, invece, il motto “l’unione fa la forza” è quello che centra di più il concetto: qualsiasi vittoria o sconfitta è della squadra in toto e mai del singolo dipendente.

Mettere insieme un team vincente, però, è tutt’altro che facile. I fattori che possono creare attrito tra i colleghi possono essere diversi.

Come si crea un Team efficiente?

Secondo alcuni studi, Il primo passo che un manager dovrebbe compiere per creare un team efficiente è la creazione di regole base ben precise: poche direttive, ma solide, necessarie per evitare disorganizzazione all’interno del gruppo.

Lo step successivo riguarda la necessità che tutti i membri della squadra partecipino in maniera pro-attiva ai progetti. Chi dirige il gruppo, quindi, deve assicurarsi che tutti i membri del team siano presi in considerazione.

Il terzo punto è la condivisione, indispensabile tra un dirigente ed il suo gruppo, per garantire il successo di un progetto. Condividere informazioni e opinioni con il proprio team è fondamentale: si potrà così creare un rapporto solido ed emotivo tra i collaboratori.

Il quarto ed ultimo punto, invece, è di fondamentale importanza: affinché il gruppo sia realmente produttivo, è necessario che il leader sappia motivare i collaboratori al meglio. È importante farlo senza nascondere o sottovalutare i rischi di un’impresa, ma diffondendo ottimismo e spirito di iniziativa.

E se i collaboratori non sono in sede?

I team leader si trovano a gestire persone non solo in presenza, ma anche in remoto, di culture diverse, con abitudini diverse e quindi diventa importante essere preparati a motivare e gestire le risorse con queste caratteristiche.

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In un team a distanza e importante mantenere la coesione, che spesso potrebbe venire a mancare proprio per motivi oggettivi di mancanza di confronti diretti. Per questo il monitoraggio è fondamentale.

Ogni membro del gruppo dovrebbe mandare, ad esempio, un report il venerdì sera con gli obiettivi raggiunti durante la settimana. Fare una video-chiamata o un incontro almeno una volta al mese con ognuno dei collaboratori per discutere di ciò che sta andando bene o male riguardo l’avanzamento dei progetti è un ottimo metodo per trovare possibili aree di miglioramento.

Parola d’ordine: Comunicazione

In un Team Working la comunicazione è la chiave per ogni successo. Lavorare con persone che si trovano lontane tra di loro, infatti, è molto spesso complesso. Come creare allora un dialogo con collaboratori che, magari in paesi diversi con svariati fusi orari?

La tecnologia oggi ci permette di comunicare con persone dall’altra parte del mondo in tempo reale. Software come Skype o Face Time permettono di effettuare delle video-chiamate o videoconferenze in tempo reale con persone che sono lontane tra di loro. Con questo sistema, appunto, sarà possibile essere presenti, ad esempio, a riunioni e conferenze senza fare centinaia di Km per raggiungere la sede principale.

Facebook, ad esempio, ha da poco lanciato Workplace.

Workplace è un servizio che combina la familiare interfaccia di Facebook, la chat di Messenger e il news feed con nuovi strumenti tra cui una dashboard dedicata agli analytics. Grazie ad esso, infatti, sarà possibile condividere file, immagini e note vocali con i propri collaboratori.

Lavorare in Team: È una scelta saggia?

Un concetto ribadito anche da una recente indagine di Manager Italia: 

su oltre mille dirigenti, sette su dieci indicano il lavoro di squadra come una delle azioni concrete e più efficaci per accrescere la competitività in azienda.

«Oggi in Fiat, Volkswagen o Mercedes tutto il lavoro è organizzato per team autonomi», ci spiega Luigi Campagna, docente di sistemi organizzativi al Politecnico di Milano. «con sei persone guidate da un coordinatore, ma con una gerarchia debole e una delega verso il basso.

Nella mia esperienza ho sempre notato come, nelle grandi e piccole aziende, il lavoro in Team può effettivamente aumentare la produttività dei dipendenti.

Questo perché con l’applicazione di questo metodo, l’azienda riesce a creare un ambiente più favorevole alla stimolazione e al coinvolgimento.

In questo modo l’approccio al business è vissuto come una continua evoluzione della stessa vita organizzativa.

Gli obiettivi diventano misurabili, quindi l’azione del singolo determina il buon risultato del team. Più valori si condividono maggiori saranno i risultati dall’esito positivo, determinando anche una condivisione di ideali.

E voi? Cosa ne pensate? Siete a favore o contro il lavoro in Team? Fatemelo sapere nei commenti!

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