Fatturazione Elettronica: i vantaggi per le imprese

Quello che a prima vista poteva sembrare esclusivamente un obbligo può invece diventare un'opportunita! Ve

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fatturazione elettronica

Per molte imprese sicuramente il passaggio alla fatturazione elettronica avrà portato non pochi disagi, abbandonare la carta per spostarsi su una piattaforma digitale sarà stato per alcuni un vero trauma e sicuramente le idee non sono state molto chiare almeno fino al primo approccio con il software, è infatti il metodo di inserimento dei dati ad essere cambiato, le regole invece sono rimaste le stesse.

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La procedura di dematerializzazione però porta diversi benefici a livello di impresa: il passaggio al digitale, infatti,  riduce i costi della carta, diminuisce il margine di errore che deriva dal lavoro manuale, ottimizza gli spazi fisici, facilita la ricerca dei documenti.

Vediamo in dettaglio, quindi, i vantaggi della fatturazione elettronica!

INVIO FATTURE

1. La Stampa e l’ invio

Problemi nella gestione cartacea  Vantaggi della dematerializzazione
  • Costi elevati
  • Impatto ambientale (carta e stampa)
  • Elevato tempo di consegna
  • Nessun controllo sulla ricezione della fattura da parte del cliente
  • Possibile contestazione della fattura a distanza di settimane solo per errori formali
  • Invio della fattura in modialità sicura attraverso la rete
  • Nessun impatto ambientale
  • Consegna in tempo reale con conferma della ricezione
  • Controllo immediato di errori formali attraverso schemi predefiniti

 

2. La Gestione dei pagamenti

Problemi nella gestione cartacea del processo Vantaggi della dematerializzazione
  • Diverse fatture richiedono un avviso per il pagamento, che allunga i tempi se il processo è manuale
  • Problemi di qualità ed errore nel dato (con processo manuale)
  • I tempi si riducono e l’amministrazione ha sotto controllo tutte le fatture oggetto di pagamento

 

3. Mantenere un Archivio

Problemi nella gestione cartacea del processo Vantaggi della dematerializzazione
  • Necessità di uno spazio dedicato per l’archiviazione cartacea (che cresce nel tempo)
  • Costi per l’attività manuale di ricerca
  • Problematiche di backup
  • Archivio automatico
  • Facilità di ricerca grazie a parole chiavi
  • Forte riduzione degli spazi necessari (basta un hard disk)
  • Accesso all’archivio da remoto, in base a opportune policy

I vantaggi ovviamente non riguardano solo per chi invia le fetture ma anche per chi le riceve

RICEZIONE FATTURE
1. Ricezione, classificazione e validazione

Problemi nella gestione cartacea del processo Vantaggi della dematerializzazione
  • Tempi elevati per il controllo e invio della fattura al dipartimento di pertinenza
  • Possibilità di errori nell’inserimento manuale a sistema (si stima il 10%)
  • Controllo manuale dell’allineamento fra fattura e ordine
  • Il processo di ricezione è automatizzato
  • L’invio della fattura al dipartimento di pertinenza può essere automatizzato in base a opportune regole
  • I dati sono automaticamente importati a sistema con fortissima riduzione di possibili errori
  • Facilitato (se non addirittura automatizzato) il controllo fra ordine e fattura

 

2. Gestione dei pagamenti

Problemi nella gestione cartacea del processo Vantaggi della dematerializzazione
  • Eventuali dispute sui pagamenti vengono fatte a telefono, email non strutturate o fax e possono richiedere molto tempo
  • Difficoltà di “tracciamento” dello stato della fattura una volta che è stata inoltrata al dipartimento di pertinenza
  • Lavoro manuale per il pagamento con rischio di errore
  • L’amministrazione può non avere piena visibilità su tutte le fatture pendenti
  • Molte soluzioni di dematerializzazione consentono di definire regole per le dispute dei pagamenti fra fornitore e cliente
  • Pagamento automatico per le fatture approvate
  • Tracciamento – grazie a processi definiti – dello stato della fattura
  • Piena visibilità sulle fatture pendenti

 

3. Archivio

Problemi nella gestione cartacea del processo Vantaggi della dematerializzazione
  • Necessità di uno spazio dedicato per l’archiviazione cartacea (che cresce nel tempo)
  • Costi per l’attività manuale di ricerca
  • Problematiche di backup
  • Archivio automatico
  • Facilità di ricerca grazie a parole chiavi
  • Forte riduzione degli spazi necessari (basta un hard disk)
  • Accesso all’archivio da remoto, in base a opportune policy

 

SEMPLIFICAZIONE E RISPARMIO

Anche l’ Osservatorio Fatturazione Elettronica e eCommerce B2b del Politecnico di Milano ha dichiarato che il passaggio dalla vecchia fattura cartacea a quella “online” sarà un toccasana per il portafogli di aziende e professionisti. «Con la sola fattura elettronica strutturata – evidenzia l’Osservatorio – si possono risparmiare tra i 5,5 e gli 8,2 euro ogni fattura, mentre con la digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine tra 25 e 65 euro ogni ciclo». Fate voi i conti.
Le Imprese si dimostrano fiduciose: solo l’8% delle 218 intervistate dall’Ateneo ritiene che la legge riguardante la fatturazione elettronica sia poco chiara; il 9% non sa ancora come affrontare l’obbligo ma il 32% metterà mano al proprio sistema gestionale (investendo in innovazione e digitalizzazione) per adeguarsi e farsi trovare preparato.

PIU’ VELOCI E PRODUTTIVI

Ricordiamo che l’Italia è la prima nazione nell’Unione Europea a introdurre l’uso della fattura elettronica: e questo è un vantaggio importantissimo.

Digitalizzando i documenti infatti, si diventa più veloci, più produttivi ed empatici
. I vecchi clienti vengono fidelizzati e si viene preferiti dai nuovi, a migliorare sono anche  i processi di business, e si facilitano anche i percorsi di internazionalizzazione, migliora il clima aziendale perchè si lavora meglio in quanto più organizzati, semplifica l’accesso alle informazioni. In parole povere aumenta la produttività e diminiuiscono gli errori!

Avete già percepito i vantaggi della fatturazione elettronica o continuate a preferire il vecchio metodo? Scrivetelo nei commenti!

 

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