COME SCRIVERE UN’E-MAIL FORMALE: ESEMPI

La maggior parte delle comunicazioni formali passa oggi attraverso la posta elettronica. Per questo è molto importante saper scrivere una e-mail formale, rispettando regole stilistiche molto più ricercate rispetto ai messaggi di posta inviati, ad esempio, agli amici.

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e-mail formale

PERCHE’ SCRIVERE UNA EMAIL FORMALE?

Scrivere un’e-mail formale può tornare molto utile specialmente quando si invia, ad esempio, una candidatura spontanea: in questi casi, infatti, l’e-mail avrà la funzione di una vera e propria lettera di presentazione, in quanto sarà il vostro primo contatto con il selezionatore, ma una email formale può servire anche per presentarsi a nuovi clienti e in questo modo iniziare un rapporto commerciale.

Da leggere:Consigli per scrivere una email commerciale.

È perciò molto importante curare, sotto ogni punto di vista, la scrittura di una e-mail formale.

Non esiste ancora uno standard per la scrittura formale di un’e-mail, ma si tende spesso ad utilizzare lo stile epistolare classico.

Basterà, perciò, seguire alcune regole per scrivere un’ottima e-mail formale, specialmente da allegare, ad esempio, ad una candidatura.

INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA FORMALE

Sembrerà banale, ma molto spesso si tende ad utilizzare un vecchio indirizzo e-mail, creato, ad esempio, nel periodo scolastico.

Quest’errore può svilire in modo importante la formalità di una buona e-mail. Il consiglio da seguire, quindi, è quello di creare un indirizzo di posta elettronica con un nickname personale.

La soluzione migliore in questi casi, è quella di utilizzare il vostro nome e cognome, ad esempio: mario.rossi, rossi.m, rossi.mario…

Un dettaglio da non trascurare è anche il provider dell’email. Il nostro consiglio è quello di utilizzare Gmail, il servizio di posta elettronica di Google.

OGGETTO DELL’E-MAIL

L’oggetto dell’e-mail viene, molto spesso, trascurato, poiche considerato marginale ai fini delle scritta di un’e-mail formale.

Questo errore può costare molto caro nel caso di una candidatura, poiché l’e-mail potrebbe “perdersi” nella miriade di mail ricevute dal selezionatore in questione.

In sostanza, quindi, l’oggetto dell’e-mail deve funzionare da sintesi del contenuto della stessa, mettendo in risalto la richiesta che si vuole fare al destinatario del messaggio.

COME INIZIARE UNA MAIL FORMALE

Per iniziare un’e-mail ci si rivolge al destinatario con un saluto di circostanza, composto da un aggettivo, appunto, di circostanza (Esimio, Gentile, Caro, Carissimo…) seguito da un appellativo, nella maggior parte dei casi siglato (Dott. – Dott.ssa , Sig. – Sig.ra , Prof.re – Prof.ssa…)

Vediamo, quindi, in quali casi utilizzare i vari aggettivi di circostanza:

  • Egregio, Spettabile: sono le soluzioni più formali e vanno utilizzate quando ci si rivolge con rispetto ad una persona che non si conosce o con cui si ha un rapporto asimmetrico (capo, cliente importante, docente). Anche Esimio e Illustre sono aggettivi formali, ma sono utilizzati raramente.
  • Gentile: è la formula “intermedia”, che può essere utilizzata quando si desidera essere cortesi e formali nell’e-mail senza mostrare riverenza. Può essere utilizzato negli ambienti di lavoro informali quando si deve stabilire un primo contatto con una persona sconosciuta, oppure quando si scrive ad una persona con cui probabilmente si instaurerà in seguito un rapporto simmetrico o comunque informale.
  • Caro: è la formula più informale, ma può essere ugualmente utilizzata nelle e-mail formali quando ci si rivolge ad una persona con cui si ha confidenza, ad esempio un collega di lunga data, un collaboratore, un capo o un professore che non si pongono su un piano di eccessivo distacco.

Subito dopo l’aggettivo va posto il gruppo di appellativo, ovvero il Cognome del destinatario preceduto dal titolo. Alcuni esempi sono:

  • Dottore o Dottoressa: questi titoli spettano ai laureati. Chi è in possesso di una laurea accede infatti al titolo di “Dottore”;
  • Professore o Professoressa: titoli che spettano ai professori di scuola media inferiore e superiore e ai titolari di una cattedra universitaria;
  • Se invece non si è sicuri del titolo, la scelta più opportuna è quella di utilizzare l’abbreviazione Sig. o Sig.ra, che, seppur restando nella formalità, risultano più generali e quindi utilizzabili nella maggior parte dei casi.

È inoltre possibile, nel caso in cui la vostra e-mail non rientri in nessuno dei suddetti casi, scrivere “Alla cortese att.ne di X”. Ciò renderà la vostra e-mail meno personale ma, al tempo stesso, formale.

CORPO CENTRALE DEL TESTO

Il corpo centrale dell’e-mail, nella maggior parte dei casi, deve iniziare con una presentazione in cui si specifica il nome ed il titolo in possesso.

Se, ad esempio, si scrive ad un professore, occorre specificare che si è studenti del suo corso; mentre se si scrive ad un potenziale cliente, è possibile specificare il ruolo di venditori nell’azienda X.

Nella parte propositiva, va spiegata la ragione per cui si scrive: fare una richiesta, inoltrare un documento allegato, ottenere o dare un’informazione. Si tratta del nucleo centrale dell’e-mail ed è importante scriverla in modo chiaro e conciso per garantire il corretto passaggio delle informazioni.

Vediamo alcuni esempi ed in quali casi è corretto utilizzare queste forme:

  • In risposta alla Sua/ Vostra lettera – mail” : se si tratta di una risposta a una precedente comunicazione;
  • Come da accordi“, “Come anticipato via telefono / mail /fax“: se ci si era accordati in precedenza sull’invio di una lettera – mail;
  • In riferimento alla Sua/ Vostra richiesta“: se si tratta di rispondere a una richiesta fatta in precedenza;
  • Con la presente si comunica quanto segue“;
  • In allegato invio“: se insieme alla lettera dobbiamo spedire un documento in allegato.

In linea di massima, quindi, il corpo centrale dell’e-mail deve contenere il vostro messaggio, che va scritto utilizzando un registro linguistico molto formale ed elegante, in modo da colpire il vostro interlocutore ed interessarlo al contenuto della mail stessa.

COME CHIUDERE UNA E-MAIL FORMALE

Si tende, molto spesso, a sottovalutare la chiusura dell’e-mail, quando ha, invece, molta più importanza dell’intestazione.

Questo perché, nella parte finale dell’e-mail, è nostro compito comunicare al nostro interlocutore il nostro desiderio di ricevere una risposta.

In particolar modo nel caso di una selezione, concludere un’e-mail formale fornendo le giuste informazioni, è ciò che può fare la differenza tra una candidatura scartata ed una presa in considerazione.

Volendo, poi, è possibile cogliere l’occasione dei saluti finali per spingere il destinatario del messaggio a compiere un’azione ben specifica e/o a risponderti appena possibile.

Nel far questo, però, cerca di usare i toni di cortesia e gentilezza che senz’altro hai utilizzato nell’intero corpo del messaggio. Magari potresti usare frasi del tipo “In attesa di un suo cortese riscontro, le auguro una buona giornata” o “In attesa di una sua gentile risposta, le porgo i miei distinti saluti”.

Leggi anche: Come scrivere una email per inviare il curriculum.

In linea di massima, quindi, la chiusura di una e-mail formale può avvenire con due formule di saluto molto comuni, e cioè:

  • Distinti Saluti
  • Cordiali Saluti

Nelle e-mail formali è preferibile inserire la firma completa comprendente non solo nome e cognome, ma anche tutte le principali informazioni di contatto: numero di cellulare, numero di fax, numero di telefono lavorativo, indirizzo della propria abitazione o dell’ufficio, indirizzo e-mail del lavoro e quant’altro.

Di seguito puoi trovare un esempio di congedo di un’e-mail formale da cui puoi prendere spunto:

Distinti Saluti,
Mario Rossi
Tel.: 06 xxx xxxx
Cell.: 329 xxx xxxx
Fax: 06 xxx xxxx
Indirizzo: Via Giacomo Leopardi, 27 – 000179 – RM

ESEMPI DI E-MAIL FORMALI

Di seguito abbiamo preparato una serie di e-mail formali di esempio da applicare in varie situazioni:

E-MAIL PER CANDIDATURA SPONTANEA

Oggetto: Candidatura spontanea
Spett.le [nomeazienda],

sono la Dott.sa Maria Rossi, laureata in [X] con [X] anni di esperienza nel settore [Y].

Conosco bene la vostra azienda e trovo la vostra attività di grande interesse, prestare lavoro per voi sarebbe una grande opportunità di crescita per la sottoscritta.

Ho visitato il vostro sito web ed ho notato che non ci sono posizioni aperte al momento, ad ogni modo invio in allegato il mio C.V. in previsione di una eventuale futura collaborazione.

Grazie per l’attenzione, spero di ricevere presto Vostre notizie.

Cordiali saluti,

Maria Rossi
Tel.: 06 xxx xxxx
Cell.: 329 xxx xxxx
Fax: 06 xxx xxxx
Indirizzo: Via Giacomo Leopardi, 27 – 000179 – RM

E-MAIL DA INVIARE AD UN DOTTORE

Oggetto: Promemoria
Gentile Dott. Rossi,
sono Luigi Verdi dell’agenzia [X], scrivo per ricordarle dell’appuntamento fissato per mercoledì prossimo presso i nostri uffici siti in Via Domodossola al n.[X]

Per ulteriori informazioni contatti può contattarmi al numero 06/000000, in orario d’ufficio.

Le porgo distinti saluti,

Luigi Verdi,
Agenzia [X],
Via Domodossola [X], Milano
Tel 02/000000 – email [xy]@gmail.com

E-MAIL PER PROFESSORE UNIVERSITARIO

Oggetto e-mail: Problema accesso sito universitario
Gent. Dottore,
sono Mario Rossi, uno studente della Facoltà di [X] de [Y].

Sto cercando di accedere ai moduli per l’iscrizione al corso [X] promosso dalla nostra Facoltà, ma sto riscontrando problematiche riguardanti l’accesso al sito. Spero possa aiutarmi in qualche modo.

Il mio id studente è: [X]

La ringrazio dell’attenzione, attendo una sua gentile replica.

Cordiali saluti,
Mario Rossi

Se hai ulteriori dubbi, scrivili nei commenti! Sarà nostra premura aiutarti nella scrittura di una e-mail formale!

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