Le email sono ancora un mezzo molto potente di comunicazione, ma un’ email commerciale che funzioni deve seguire delle regole precise, non può essere scritta casualmente.
È questo il motivo per cui molte volte, dopo aver inviato decine di email ci si sente scoraggiati non ricevendo risposta. Il segreto è porsi la domanda: cosa sto sbagliando? Vediamo qualche consiglio utile per rendere efficaci le vostre email commerciali.
Quante email ricevi ogni giorno
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Quante email ricevi ogni giorno? Quante di queste leggi davvero con interesse? Di quelle che leggi ti sei mai chiesto perché sono riusciti a rubarti qualche minuto della tua giornata?
L’interesse di una persona va catturato in pochissimi secondi o decimi di secondo, quelli che il nostro cervello impiega per decidere se continuare a leggere o scartare immediatamente una email.
È evidente che la primissima riga della tua email commerciale è fondamentale per catturare l’attenzione del tuo interlocutore.
L’invio di email per promuovere la tua azienda (o quella per cui lavori) e i tuoi prodotti è un mezzo di comunicazione che, se utilizzato al meglio, può davvero valorizzare il tuo lavoro.
Tieni presente che l’obiettivo di una email B2B iniziale è quello di dare il via a una conversazione, non chiudere un affare.
Come scrivere un’email commerciale
Come ho detto scrivere un’email commerciale efficace segue delle regole precise, che se seguite renderanno le tue email accattivanti e ti aiuteranno a conquistare l’attenzione del tuo interlocutore.
- Indirizzo di invio
Se devi inviare un’email a clienti prospect, cioè a potenziali clienti, potresti pensare che un’indirizzo aziendale, del tipo info@nometuaazienda.com risulti più professionale.
Niente di più sbagliato.
Infatti non esiste la comunicazione istituzionale, ma esiste la comunicazione tra persone.
Quindi che tu conosca o no personalmente la persona a cui stai scrivendo, il primo consiglio che ti posso dare è di utilizzare il tuo indirizzo di posta elettronica personale, del tipo mariorossi@nometuaazienda.com - Il tono della comunicazione
Nella comunicazione tra persone molti aspetti della comunicazione paraverbale assumono aspetti rilevanti, come il tono della voce, la velocità, le pause, etc…
Mentre scrivi un’email ovviamente questi elementi non sono presenti.
Puoi però focalizzarti sul tono della comunicazione e cioè sul cercare di avere una comunicazione semplice, diretta e soprattutto umana.
Cerca di pensare a come parleresti al tuo interlocutore se lo avessi di fronte a te, poi cerca di scrivere nello stesso modo, è così che otterrai una comunicazione efficace.
Questo è uno degli aspetti più importanti su come scrivere una mail commerciale. - Email brevi
Ognuno di noi è pieno di attività da svolgere ogni giorno.
Il tempo sembra sempre meno, almeno se confrontato con la quantità di attività da svolgere.
Quindi un’email lunga non invoglia nessuno.
A me è capitato decine di volte di cestinare un’email in cui mi veniva proposta qualche promozione, solo perché l’email mi appariva troppo lunga.
La archiviavo per una successiva lettura, poi veniva sommersa da altre email simili e alla fine la cancellavo. - Rendere semplice la lettura
Se scrivi un’email che appare simile alla pagina di un libro, cioè completamente piena di testo, riduci inevitabilmente l’efficacia della tua email.
Se invece scrivi un messaggio breve e formattato con elenchi puntati, spazi, linee, paragrafi, etc.., renderai più accattivante, per il tuo lettore, la tua email.
Devi sempre cercare, prima di inviare un email, di rileggerla con senso critico e farti questa semplice domanda: “se avessi 10 secondi per visionare questa email, riuscirei a capire di cosa si tratta e cosa mi sta proponendo?”.
Se la risposta è No! modificala, semplificala fino a renderla più leggibile possibile. - Centra l’obiettivo
Le persone hanno poco tempo a disposizione.
Spesso se non ti conoscono e se non sono interessate a te, possono cancellare una tua email o archiviarla senza aprirla, solo leggendo l’oggetto.
Ecco come scrivere una mail commerciale sin dall’inizio: cura con attenzione l’oggetto della tua email e vai dritto all’obiettivo.
Cerca inoltre di evidenziare quale vantaggio il tuo lettore può ottenere da te e di tuoi prodotti.
Evita quindi titoli dell’oggetto del tipo “Nuova stampante con risoluzione 1200 x 1200 dpi”.
Potrebbe essere preferibile “Vuoi triplicare la qualità delle tue stampe?” oppure “Ecco come aumentare la qualità delle tue stampe con una stampante in affitto“. - Inserisci la tua firma
Ricordati sempre che stai scrivendo ad una persona.
Evita di terminare l’email firmando con il nome dell’azienda (ad esempio “Ufficio commerciale, Ditta XYZ”).
Firma con il tuo nome e cognome.
Le persone vogliono avere relazioni e vogliono sapere chi sta scrivendo loro.
Magari andranno a vedere il tuo profilo Linkedin o Facebook per farsi un’idea di chi sei e di come lavori. - Mettici la faccia
Inserisci la tua foto alla fine dell’email, prima della tua firma.
Questo aspetto, spesso sottovalutato, aiuta a creare relazione con qualcuno con cui non si ha ancora una relazione professionale.
Scegli con attenzione la foto che inserirai, perché sarà il tuo biglietto da visita.
Evita foto poco professionali.
Scegli una foto che ti rappresenti nella tua quotidianità al lavoro.
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Altri accorgimenti
Sappiamo bene che sono i dettagli a fare la differenza, per questo oltre alle regole di base voglio fornirti qualche altra “chicca” da tenere a mente quando preparerai la tua email commerciale.
- Ricorda che a prescindere dalla lunghezza della email tra un periodo e un’altro è bene lasciare una riga vuota: gli spazi bianchi aiutano la lettura veloce.
- Ottimizza L’email per i cellulari, più della metà delle email viene visualizzata dai cellulari e se non vengono visualizzate bene vengono automaticamente cancellate.
- Dedica del tempo alle tue email nei primi giorni della settimana, possibilmente a metà mattinata.
- Crea un senso di urgenza: Parole come “ora”, “oggi”, “domani”, “limitato”, ricordano di avere una scadenza e che il tempismo è fondamentale. Ancora meglio creare un countdown “solo per altre 24 ore”.
Segui questi pochi accorgimenti e vedrai la differenza. Poi fammi sapere come è andata nei commenti!
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