9 consigli per migliorare la produttività aziendale

Non importa che la tua sia un'azienda di grandi o piccole dimensioni, start up o con una lunga vita alle spalle, migliorare la produttività aziendale è l'unico modo per far funzionare al meglio le tua impresa.

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produttivita aziendale

Un argomento molto importante da affrontare è come migliorare la produttività aziendale. A volte sottovalutiamo il tempo e il dispendio di energie, e quindi di denaro, a cui andiamo incontro quando non ottimizziamo i processi aziendali rendendoli quanto più efficaci, ecco cosa fare per evitarlo.

Essere a capo di un’azienda, coordinare un gruppo di lavoro, dirigere uno o più reparti vuol dire gestire tempo, priorità, picchi di lavoro inaspettati. Il segreto è quindi non farsi trovare impreparati e rendere le ore di lavoro quotidiane più produttive possibili.

Ecco quindi 9 consigli utili, che si possono mettere in pratica sia che tu sia libero professionista che coordinatore che a capo di un’azienda.

1. Programma le attività

Quello che ti sto dicendo sembra banale, ma posso assicurarti che non lo è.
Ogni mattina scrivi la lista di cose da fare per pianificare scadenze, consegne etc. In questo modo avrai costantemente sotto gli occhi gli impegni del giorno ancora in essere e quelli che hai portato a compimento.
Avvertirai la giusta pressione ma anche un senso di alleggerimento ogni qual volta un compito sarà terminato.

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2. Porta a termine i compiti

Anche se spesso e volentieri ti trovi a dedicare buona parte delle giornate a mille impegni diversi e improvvisi, devi assolutamente fare tutto il possibile per finire ciò che cominci entro e non oltre le tempistiche della tua tabella di marcia quotidiana, questo perchè, oltre al senso di frustrazione, l’accumulo degli arretrati diventa causa primaria di notevoli rallentamenti dei processi aziendali esecutivi.

Per gestire nelle modalità appropriate qualunque problema, puoi, ad esempio, cominciare col programmarti in anticipo dei frangenti extra da dedicare ad eventuali urgenze, lasciando comunque spazio anche agli incarichi di routine.

3. Distingui le priorità

In linea generica possiamo sicuramente dire che tutte le questioni aziendali presentano una certa importanza ma, se vuoi migliorare i flussi di lavoro, devi imparare a distinguere le faccende rilevanti da quelle davvero urgenti, riservando a ciascuna il giusto spazio. Visto che le tematiche urgenti, di solito, sono numericamente inferiori rispetto a quelle importanti ma richiedono maggiore concentrazione, puoi, per esempio, cominciare le tue giornate dedicandole un’ora di prima mattina, così da risolverle subito, mantenendo anche il tempo per gestire tutto il resto.

4. Condividere gli obiettivi

Condividere gli obiettivi (sia a breve che a lungo termine) con i propri collaboratori può essere un buon metodo per capire se esistono problemi all’interno del team o se i singoli professionisti sono soddisfatti del proprio lavoro.

Inoltre aiuta a conoscere quali sono le risorse già sovraccariche di lavoro e quelle invece che possono essere impiegate per nuovi progetti oltre a controllare e valutare e aggiornarti sugli sviluppi delle attività già in essere.
Potresti definire il briefing del Lunedì mattina dove fare il punto per la settimana.

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5. Conoscere i livelli di produttività

Per migliorare i processi aziendali devi prima conoscere alla perfezione tutti i dati e le statistiche che ti consentano di misurarne nel modo corretto la produttività quotidiana: bilanci, resoconti e prospetti vanno quindi sfruttati ogni giorno come strumenti atti ad individuare-valutare eventuali problematiche da risolvere con immediatezza e cognizione di causa.

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6. Automatizzare i processi aziendali

Se vuoi rendere più rapido il flusso di lavoro aziendale, devi automatizzare al massimo tutti i processi aziendali esecutivi, adottando dei sistemi di ultima generazione come CRM o gestionali ad hoc in base alle esigenze della tua attività commerciale, che permettano ai dipendenti di svolgere al meglio ogni incarico, abbassando le possibilità di commettere qualsiasi tipo di errore.

7. Utilizza sistemi di condivisione on line

Strumenti tipo Google Drive o Dropbox (che consentono ai dipendenti di poter gestire sinergicamente qualsiasi documento con rapidità ed immediatezza, migliorando le collaborazioni tra i singoli e stimolando la cooperazione reciproca) e la firma elettronica (che permette a chi detiene potere decisionale di autorizzare con un semplice click contratti, documenti, ecc.), assicurano il duplice vantaggio di ridurre ai minimi termini i tempi di attesa, velocizzando al massimo buona parte dei processi esecutivi aziendali.

8. Mantieni l’ordine

A volte si parla di caos creativo ma a mio avvio il caos è caos e si ripercuote nell’attività lavorativa.
Uffici ed ambienti di lavoro disordinati rappresentano una delle prime cause di scarsa resa dei dipendenti, perché determinano disorganizzazione e rallentamenti che vanno ad influire direttamente sulla produttività dell’impresa. Per migliorare una situazione del genere, risulta quindi importante spingere verso l’ordine, la pulizia e, soprattutto, la corretta gestione di tutti gli spazi professionali.

9. Impara a delegare

Come ultima, ma non ultima , la regola più importante che molto spesso dimentichiamo.
La tendenza dei manager è quella di accentrare tutti gli impegni sulla propria persona. Un leader deve saper delegare. Va bene monitorare tutte le attività ma distribuisci i compiti al resto della squadra altrimenti perchè avere dei collaboratori?

Non ho scoperto l’acqua calda, probabilmente molti di questi suggerimenti già li metti in pratica quotidianamente, il difficile però è metterli in atto tutti insieme.

Tu quanti di questi consigli segui quotidianamente? Scrivilo nei commenti.

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