Oggi è sempre più difficile trovare il tempo per portare a termine quello che si vorrebbe fare: la vita professionale è sempre più frenetica e spesso avremmo bisogno di giornate di 48 ore per portare a termine tutto gli impegni.
Di solito sei puntuale o in ritardo?
Riesci a concludere il lavoro rispettando le scadenze?
La tua gestione del tempo è efficace?
Se la tua risposta a una o più di queste domande è “no”, allora hai bisogno di imparare e mettere in pratica le regole per una corretta gestione del tempo (“time management”), di seguito trovi 10 consigli per iniziare ad avere una gestione del tempo efficace.
1 – CREA UN PIANO GIORNALIERO
Pianifica la tua giornata in anticipo. Fallo appena sveglio o, meglio ancora, la sera prima di andare a dormire. In questo modo avrai una buona visione di ciò che andrai a fare il giorno dopo e non ti farai mai prendere alla sprovvista dagli impegni programmati. Cerca di attenerti al piano il più possibile, così non farai slittare gli altri impegni della giornata.
2 – STABILISCI UNA SCADENZA TEMPORALE
Porta a termine l’incarico X entro le 10, Y entro le 16, e Z entro le 18. Avere dei chiari riferimenti temporali per portare a termine un incarico ti aiuterà a gestire al meglio il tempo a tua disposizione. Ciò ti impedirà di trascinarti dietro arretrati e guadagnerai tempo da riservare ad altre attività.
3 – USA UN CALENDARIO E UN’AGENDA
Avere un calendario ben organizzato è la mossa fondamentale per la gestione del tempo efficace. Puoi usare Outlook o Google Calendar se vuoi averlo sempre con te sincronizzato su tutti i tuoi dispositivi, altrimenti puoi optare per un’agenda annuale: in questo modo potrai annotare i vari impegni per ogni giorno dell’anno, le informazioni, i progetti e le “to do list” (liste di cose da fare).
4 – IMPARA A DIRE DI NO
Non sovraccaricarti di impegni che non puoi affrontare. Se capitano distrazioni inutili mentre stai facendo cose più importanti, impara a dire di NO. O almeno rimanda e, se possibile, delega a qualcun altro.
5 – ARRIVA IN ANTICIPO
Pensaci: Se cerchi di essere puntuale, il più delle volte arriverai in ritardo per colpa di situazioni non calcolate (traffico, imprevisti, ecc.). Cerca quindi di arrivare in anticipo agli appuntamenti e sicuramente riuscirai ad arrivare puntuale. Per quanto concerne le scadenze, cerca di lavorare come se il termine massimo fosse un po’ più vicino di quanto richiesto (Es. Se la scadenza è tra 3 giorni, cerca di concludere il lavoro almeno un giorno prima).
6 – GUARDA L’OROLOGIO
A volte siamo talmente assorbiti dal nostro lavoro che perdiamo la cognizione del tempo che scorre. Avere un orologio davanti a te ti renderà consapevole del tempo che trascorre durante la tua sessione lavorativa.
Per sapere quanto tempo dedichi a ogni singola attività non c’è altro modo che tenere traccia del tempo speso. Può sembrare noioso (e a volte lo è), ma è molto utile.
Prova a farlo per un certo periodo di tempo (una settimana o due) e poi analizza la situazione: cosa riesci effettivamente a fare in una giornata? Ci sono eventuali problemi e criticità? Hai il tempo di fare ciò che ti sta veramente a cuore? Ti stai muovendo nella direzione giusta per realizzare i tuoi desideri?
Il tempo è una risorsa preziosa e finita per definizione. Ogni giorno abbiamo a disposizione solo 24 ore, perché sprecarle?
7 – FISSA DEI REMINDERS
Molti calendari digitali, come Outlook o Google Calendar, hanno una funzione reminder: in sostanza questa funzione ti aiuta a ricordarti degli impegni programmati per la giornata. Il mio consiglio è quello di impostarli almeno mezzora prima di un meeting, in modo da riuscire ad organizzarti per eventuali spostamenti per raggiungere il luogo d’incontro.
8 – FOCALIZZATI SUI PUNTI IMPORTANTI PER TE
Concentrati su un solo compito importante alla volta. Evita l’eccessivo “multi-tasking”, chiudi tutte le applicazioni che non stai usando e che ti distraggono inutilmente. Cerca di non controllare troppo spesso le e-mail, Facebook, Instagram, ecc. Così sarai molto più efficiente e produttivo. Quando svolgo un lavoro molto importante io spengo anche il mio cellulare: questo mi aiuta a concentrarmi sul progetto a cui sto lavorando.
9 – DEFINISCI LE GIUSTE PRIORITÀ
Tra tutte le attività presenti nella tua lista, alcune saranno più importanti di altre, e altre ancora saranno urgenti. Saperle distinguere è fondamentale perché ti consente di procedere con ordine: prima le cose urgenti, poi quelle importanti, dopo tutto il resto. Assegnare delle priorità non è un compito facile ma è necessario. Altrimenti si finisce per annaspare in un mare di attività senza sapere da che parte cominciare per uscirne.
10 – NON PROCRASTINARE
“Non so da dove iniziare”
“Ho paura di sbagliare”
“Non so bene cosa devo fare”
“Forse non è così urgente”
I motivi per rimandare a domani quello che potresti fare oggi sono infiniti. Ci raccontiamo storie di ogni genere per giustificare la mancanza di volontà che ci spinge a procrastinare. Concentrati sulla lista, evita le distrazioni e smetti di rimandare a domani solo per pigrizia, cercando di mettere a frutto ogni minuto del tuo tempo.
E tu come organizzi la tua giornata? Hai il tuo metodo di Gestione del Tempo? Scrivilo nei commenti! 😉
